“Prima di cominciare a realizzare un prodotto è necessario definirne tutte funzionalità, caratteristiche e potenzialità.”
Questa affermazione sembra applicarsi solo ad un approccio a cascata, ma in realtà si applica a qualsiasi tipo di implementazione, indipendentemente dall’approccio che sarà utilizzato. Ogni progetto parte da un elenco di esigenze. Le necessità possono essere nuove funzionalità, miglioramenti di vecchi processi, semplificazione di processi e soluzioni “as-is”. La matrice delle esigenze è il punto di partenza di qualsiasi progetto. Spesso la prima domanda di un cliente è: quanto mi costerà? Quando potrà essere sviluppato?
La Discovery phase rappresenta il momento in cui al cliente viene chiesto di illustrare tutte le esigenze e di rispondere ad una serie di domande: come qual è il comportamento auspicato? Qual è l’obiettivo che si vuole ottenere? Come vorreste che fosse implementato questo comportamento?
Il risultato di questa fase è una soluzione complessiva definita con precisione, che consente a cliente e fornitore di essere d’accordo sulle corrette finalità, sulle tempistiche e sui costi del progetto.
Il processo di raccolta delle esigenze a livello interno effettuato dal cliente per produrre una matrice dei requisiti è, talvolta, costituito da fasi e incontri isolati, con la conseguenza che spesso il cliente perde la visione complessiva di ciò che vuole raggiungere oppure la scelta degli stessi requisiti è suddivisa tra una pluralità di soggetti all'interno dell'organizzazione. Le organizzazioni possono essere loro stesse poco chiare sull’obiettivo da raggiungere: all’interno di un'azienda diversi reparti vorranno la stessa nuova soluzione per ragioni diverse. Se non c’è allineamento tra tutte le parti coinvolte, il progetto è destinato a fallire.
È possibile giungere ad una visione e comprensione comuni? È possibile definire le finalità del progetto prima di avviare la fase di Discovery? È possibile ottenere un consenso di tutte le parti coinvolte prima, anziché dopo?
“Prima di trovare una soluzione, è necessario farsi un’idea del contesto in cui deve essere applicata tale soluzione.”
Portaltech Reply ha identificato un nuovo approccio al progetto prima dell'avvio della fase Discovery. Questo approccio consiste nell’assistere un’organizzazione a individuare e definire la finalità e il contesto per un particolare progetto.
Il primo passo consiste nel delineare la finalità, gli obiettivi e di creare una comprensione comune e condivisa della soluzione richiesta. Questi obiettivi vengono raggiunti attraverso un intenso workshop chiamato Flesh Out Discovery. Un team di esperti (un architetto di sistema, un analista aziendale e un project manager) con un’approfondita conoscenza delle soluzioni legate all’azienda trascorre fino a 6 giorni in workshop con tutte le parti interessate per definire il contesto e comprendere l’ambito nel quale la soluzione verrà utilizzata. Questi incontri si svolgono presso la sede del cliente per comprendere meglio la situazione del cliente osservando la sua organizzazione e le sue operazioni quotidiane.
Lo scopo della Flesh Out Discovery non è di discutere tutte le esigenze già identificate dal cliente una per una, ma lasciare che gli utenti si esprimano su cosa fanno e cosa vorrebbero fare e ascoltare quali sono le attività e le necessità di tutti. La condivisione delle conoscenze e delle esigenze tra gli utenti è il solo modo per ricreare il giusto contesto. A volte il consenso si ottiene mediante diagrammi e schemi alla lavagna; punto cardine è revisionare quotidianamente tutti gli argomenti discussi con gli utenti per giungere ad un’idea comune.
Nel primo giorno della Flesh Out Discovery, il team definisce l’ambito del workshop: il team domanda ai rappresentanti del cliente (singole persone di tutti i livelli dell'organizzazione) di suddividere la soluzione che stanno ricercando in processi che devono essere portati a termine e di schematizzarli in alcune aree che saranno discusse nei giorni successivi. Il team cerca anche di identificare e rimuovere tutte le barriere che possono naturalmente venirsi a creare: ad ogni utente viene chiesto di elencare tutti i problemi e i limiti che avverte; questo fornisce al cliente la sicurezza che nessuno dei problemi citati verrà trascurato e che tutte le discussioni saranno volte a trovare una soluzione complessiva che prenda in esame tutti i problemi senza tralasciare le esigenze e i requisiti ricercati.
Nei giorni successivi, il team chiede al cliente di spiegare tutti i processi identificati, area per area: descrivere a grandi linee come funzionano i loro processi, quali sono le sfide che affrontano ogni giorno, cosa desidererebbero cambiare e le motivazione delle loro affermazioni. Il team prenderà appunti e porterà idee ed esempi, senza però proporre una soluzione specifica.
Gli ultimi 10 minuti di ogni workshop vengono utilizzati per riassumere i punti di intesa concordati durante il workshop. Il team espone in dettaglio gli appunti presi, collegando questi ultimi con lo scopo definito il primo giorno. Ogni giorno il team realizza uno schema degli appunti presi con le esigenze definite dal cliente: questa attività ha l’obiettivo di convalidare le esigenze stesse e di valutarle sulla base della tecnologia che sarà implementata.
Gli ultimi due giorni vengono lasciati al team per formare un’ipotesi di programma basata su quanto è stato discusso con il cliente, che sarà accompagnata da una valutazione d’insieme.
Qual è il vantaggio della Flesh Out Discovery?
Dal punto di vista del cliente vi sono diversi vantaggi:
Dal punto di vista del fornitore, il più grande vantaggio è approfondire la comprensione delle esigenze aziendali parlando direttamente con gli utenti, senza affrontare tutte le richieste, ma analizzando i processi delle singole aree.