„Bevor Sie mit der Entwicklung eines Produkts anfangen, müssen Sie festlegen, wie das Produkt und seine Funktionalitäten, Eigenschaften und Funktionen aussehen sollen.“
Diese Aussage scheint nur auf das Wasserfallmodell zuzutreffen, tatsächlich jedoch gilt sie für jede Art der Implementierung, unabhängig vom verwendeten Modell. Jedes Projekt beginnt mit einer Liste von Anforderungen: Geschäftskunden treffen zusammen und zählen auf, was sie benötigen. Bei diesen Bedürfnissen kann es sich um neue Funktionalitäten, die Weiterentwicklung alter Prozesse oder die Vereinfachung von Ist-Prozessen und Lösungen handeln. Die Anforderungsmatrix bildet den Ausgangspunkt eines jeden Projekts. Oft lauten die ersten Fragen, die Kunden stellen: Wie viel wird das kosten? Bis wann kann das entwickelt werden?
Während der Discovery-Phase wird der Kunde aufgefordert, alle Anforderungen durchzugehen und die folgenden Fragen zu beantworten: Welches Verhalten wird gewünscht? Was muss erreicht werden? Ist es möglich, dies zu vereinfachen? Wie würden Sie dieses Verhalten gerne implementiert haben?
Als Ergebnis dieser Phase wird die Lösung vollständig gestaltet und dokumentiert und sowohl der Kunde als auch der Lösungsanbieter sind sich über den genauen Umfang, die Zeitpläne und die Kosten des Projekts einig.
Der zur Erstellung der Anforderungsmatrix vom Kunden durchgeführte interne Prozess, im Zuge dessen die Anforderungen zusammengetragen werden, besteht manchmal aus isolierten Phasen und Meetings. Aus diesem Grund hat der Kunde oft keinen vollständigen Überblick darüber, was erreicht werden soll oder das Verständnis der Anforderungen ist auf verschiedene Stakeholder in der Organisation verteilt. Kundenunternehmen sind sich möglicherweise über ihre Ziele selbst nicht im Klaren: Innerhalb des Unternehmens wollen verschiedene Abteilungen die gleiche neue Lösung aus verschiedenen Gründen. Findet kein Abgleich zwischen allen Stakeholdern statt, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.
Können die gemeinsame Sichtweise und die Erkenntnisse, die sich üblicherweise am Ende der Discovery-Phase einstellen, bereits früher erzielt werden? Kann der Umfang des Projekts schon vor Beginn der Discovery festgelegt und die Umgebung im Voraus bestimmt werden? Kann der Abgleich zwischen allen Stakeholdern möglichst früh hergestellt werden?
„Bevor Sie mit der Entwicklung einer Lösung beginnen, müssen Sie ein Bild davon erstellen, wie der Kontext für diese Lösung aussieht.“
Portaltech Reply hat einen neuen Weg für das Herangehen an Projekte vor Beginn der Discovery-Phase entwickelt. Dieser neue Ansatz besteht darin, ein Unternehmen bei seinen Überlegungen zu unterstützen, indem man ihm dabei hilft, den Umfang und die Umgebung des Projekts zu verstehen.
Im Rahmen dieses neuen ersten Schritts bei der Betreuung von Unternehmen werden der Umfang und die Ziele festgelegt und ein gemeinsames Verständnis der gewünschten Lösung geschaffen. Erreicht werden diese Ziele mithilfe eines Intensiv-Workshops namens Flesh Out Discovery. Ein Team von Experten (ein System Architect, ein Business Analyst und ein Projektmanager) mit fundierten Kenntnissen über verwandte Geschäftslösungen steht bei Workshops mit allen Stakeholdern bis zu sechs volle Tage lang zur Verfügung, um die Umgebung festzulegen und den Kontext für die Lösung zu verstehen. Diese Sitzungen finden am Standort des Kunden statt, um durch eine ausgiebigere Beobachtung der Organisation des Kunden und der täglichen Abläufe mehr über seine Situation zu erfahren.
Zweck der Flesh Out Discovery ist es nicht, die bereits vom Kunden festgelegten Anforderungen der Reihe nach zu besprechen, sondern die Nutzer darüber berichten zu lassen, was sie tun und was sie gerne tun möchten. Außerdem sollen sie mehr über die Aktivitäten und Bedürfnisse der anderen erfahren. Nur durch den Austausch von Wissen und Anforderungen zwischen Nutzern, die zuvor eigentlich gar keine Zeit miteinander verbracht haben, kann der Kontext der möglichen Lösung geschaffen werden. In manchen Fällen wurde Konsens mithilfe von Diagrammen und Skizzen auf dem Whiteboard hergestellt. Wichtig dabei war die tägliche Überprüfung von dem, was mit den Nutzern besprochen wurde, um sicherzustellen, dass man sich hinsichtlich des Verständnisses von Portaltech Reply einig war.
Am Tag eins der Flesh Out Discovery bestimmt das Team den Rahmen für den Umfang des Workshops: Das Team bittet die Kundenvertreter (Personen aller Ebenen des Kundenunternehmens), die von ihnen gesuchte Lösung in Prozesse aufzuteilen, die erfüllt werden müssen, und diese in Form der Bereiche darzustellen, die in den folgenden Tagen besprochen werden sollen. Außerdem versucht das Team, alle natürlich vorhandenen Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen: Jeder Nutzer wird gebeten, sämtlichen Bedenken oder Einschränkungen aufzulisten, die er/sie hat, bzw. wahrnimmt. Dabei handelt es sich um die Hindernisse, die der Lösungsanbieter bei allen Sitzungen berücksichtigen muss. Der Kunde soll darauf vertrauen können, dass keine der angesprochenen Bedenken zu irgendeinem Zeitpunkt ignoriert werden und dass alle Gespräche das Ziel haben, eine Lösung zu finden, die den Bedenken wie den Anforderungen gerecht wird.
In den folgenden Tagen, fordert das Team die Geschäftskunden auf, ihm die festgelegten Prozesse Schritt für Schritt und Bereich für Bereich zu erklären: Das Team bittet sie, präzise zu beschreiben, wie ihre Prozesse funktionieren, vor welchen Herausforderungen sie tagtäglich stehen und was sie gerne hätten. Das Team macht sich Notizen und bringt Ideen und Beispiele ein. Außerdem stellt es Fragen nach Gründen, ohne alternative Lösungen vorzuschlagen.
In den letzten 10 Minuten eines jeden Workshops überprüfen die teilnehmenden Nutzer das bis zu diesem Zeitpunkt entwickelte gemeinsame Verständnis: Das Team geht die Notizen mit allen durch und schafft Kontinuität mit dem am ersten Tag festgelegten Umfang. Die erstellten Notizen gleicht das Team Tag für Tag mit den vom Kunden bereitgestellten Anforderungen ab: Diese Maßnahme dient dazu, die Anforderungen selbst zu validieren und sie auf der Grundlage der Technologie, die verwendet werden soll, einzuschätzen.
Im Laufe der letzten beiden Tage entwickelt das Team aufgrund dessen, was mit dem Kunden besprochen wurde, eine Hypothese des Plans zusammen mit einer präzisen Einschätzung.
Was sind die Vorteile einer Flesh Out Discovery?
Aus der Kundenperspektive gibt es eine Reihe von Vorteilen:
Aus der Perspektive des Lösungsanbieters besteht der größte Vorteil darin, das Verständnis der geschäftlichen Bedürfnisse vertiefen zu können, indem man direkt mit den Geschäftskunden spricht, ohne sämtliche Anforderungen über den Haufen zu werfen, sondern die Prozesse in den wichtigsten Bereichen betrachtet.